Postępowanie windykacyjne dzieli się zazwyczaj na dwie podstawowe części. Pierwsza z nich nazywana jest windykacją polubowną. Podczas niej, za pomocą windykatora, strony starają się dojść do porozumienia, tak by niepotrzebna była interwencja komornika. Kiedy nie przynosi ona odpowiednich efektów, konieczne staje się rozpoczęcie windykacji sądowej, w której do ściągania należności wykorzystywana jest moc prawa.

Początkowa faza odzyskiwania wierzytelności w każdym przypadku wygląda bardzo podobnie. Firma windykacyjna podejmuje wówczas próbę kontaktu z dłużnikiem, w celu przypomnienia o spłacie pieniędzy. Monity te odbywają się za pośrednictwem listów, rozmów telefonicznych, czy e-maili. Windykatorzy mogą również zaproponować bezpośrednie spotkanie z zadłużoną osobą, które będzie miało na celu omówienie sprawy i ustalenie indywidualnych warunków oddawania należności. Czasami pracownicy firm ściągających wierzytelności decydują się również na wpisanie dłużnika do jednego z biur informacji gospodarczej np. KRD.

Firma windykacyjna może równocześnie prowadzić wywiad gospodarczy. Pozwala on odkryć sytuację finansową dłużnika i, dzięki temu, określić czy jest on w stanie zwrócić zaciągnięty dług. Windykatorzy starają się wtedy poznać rzeczywiste dochody dłużnika i ustalić posiadany przez niego majątek w ruchomościach i nieruchomościach. W wyjątkowo trudnych przypadkach, w których podejrzewa się ukrywanie pieniędzy, prowadzenie wywiadu gospodarczego może przypominać działalność detektywistyczną.

Kiedy windykacja polubowna nie przynosi efektów, firmy windykacyjne kierują sprawę do sądu. Jest to opcja bardzo niekorzystna dla obu stron – dłużnika i wierzyciela, ponieważ procesy często okazują się bardzo czasochłonne i kosztowne. Postępowanie sądowe może zakończyć się przykrymi konsekwencjami szczególnie dla dłużnika. Uzyskanie nakazu zapłaty pozwala rozpocząć pracę komornikowi, który ma prawo zająć majątek zadłużonej osoby.